Hướng dẫn quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu

Mặc dù hàng hoá xuất khẩu bằng đường biển, đường độ hay đường hàng không thì các bước đóng hàng nhận hàng đều phải diễn ra một cách chặt chẽ. Bài viết sau đây Maydo chia sẻ toàn bộ quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu. 

Tìm hiểu giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu 

Là quá trình vận chuyển và quản lý các hàng hóa từ điểm xuất khẩu đến điểm nhập khẩu, hoặc ngược lại, giữa các quốc gia khác nhau. Quá trình này bao gồm các hoạt động như lấy hàng, bốc xếp, vận chuyển, lưu kho, phân phối,… Và thực hiện các thủ tục hải quan và thông quan cần thiết để chuyển hàng hóa qua biên giới quốc gia. Giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu thường đi kèm với các yêu cầu về giấy tờ, quy định về hải quan, thuế và các quy định về an toàn và bảo vệ môi trường.

Việc giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu cần chú ý những gì?

Giao nhận hàng hóa đóng vai trò quan trọng như một “mắt xích” cuối cùng trong quá trình xuất nhập khẩu. Nhằm đảm bảo rằng hàng hóa được chuyển giao đến đích một cách an toàn và hiệu quả. Dù là thông qua đường hàng không hay đường biển, việc thực hiện giao nhận đều đòi hỏi sự chú ý và cẩn thận. Đặc biệt là:

Đảm bảo việc lưu trữ các giấy tờ liên quan đến hàng hóa xuất nhập khẩu được thực hiện một cách cẩn thận. Ngay cả sau khi quá trình xuất nhập khẩu đã hoàn tất. Việc này sẽ giúp giải quyết các vấn đề khiếu nại hay tranh chấp về hàng hóa sau này một cách nhanh chóng và hiệu quả. 

Nếu sử dụng phương tiện vận tải đường biển và các container, hãy kiểm tra chất lượng của container trước khi đóng hàng. Cần kiểm tra kỹ lưỡng hệ thống làm lạnh, các dấu hiệu hư hỏng, nứt gãy để đảm bảo an toàn cho hàng hóa trong quá trình vận chuyển. Khi nhận hàng, cũng cần kiểm tra tình trạng hàng hóa còn nguyên seal, nguyên kiện. Để tránh việc hàng hóa bị thay đổi trong quá trình vận chuyển. 

Cuối cùng, việc lập biên bản giao nhận hàng hóa giữa hai bên là một bước không thể bỏ qua. Biên bản này ghi lại thông tin chi tiết về hàng hóa, điều kiện vận chuyển và được ký xác nhận bởi cả bên gửi và bên nhận hàng. Nhằm tránh những rủi ro không mong muốn có thể xảy ra sau này và bảo vệ quyền lợi của cả hai bên.

Tham khảo: Xuất khẩu hàng hóa chịu thuế gì?

Chi tiết các quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu 

Booking tàu (thuê tàu)

Booking, hay còn gọi là đặt chỗ, thực sự là bước quan trọng nhất trong quy trình giao nhận hàng hóa. Đây là quy trình mà bên vận chuyển (hoặc bên thuê tàu) ghi nhận ý định của khách hàng để vận chuyển hàng hóa.

• Khi nhận được thông tin booking từ một forwarder, cần kiểm tra thông tin để đảm bảo rằng mọi thông tin đều chính xác và phù hợp với kế hoạch vận chuyển. 
• Thông tin về cảng đi và cảng đến đã được đặt đúng và phù hợp với điểm xuất phát và điểm đích của hàng hóa.
• Thông tin về ngày khởi hành và ngày cắt máng có phù hợp với lịch trình vận chuyển của bạn hay không.
• Kiểm tra xem loại cont (Container) được đặt có phù hợp với loại hàng hóa của bạn hay không. Ví dụ, nếu bạn vận chuyển hàng hóa đông lạnh, bạn cần chắc chắn rằng cont được sử dụng có thể giữ nhiệt độ.

Đóng hàng

Việc lựa chọn giữa hàng lẻ (LCL) và hàng nguyên kiện (FCL) phụ thuộc vào số lượng và tính chất của hàng hóa. Hàng lẻ thường được sử dụng khi lượng hàng nhỏ hoặc không đủ để điền vào một container đầy đủ, trong khi hàng nguyên kiện thường được ưa chuộng khi cần vận chuyển một lượng lớn hàng hóa hoặc cần kiểm soát và quản lý hàng hóa một cách riêng biệt.

Đối với Hàng lẻ (LCL):

• ​Doanh nghiệp thường đóng hàng tại kho của mình và đảm bảo rằng các kiện hàng được gắn đầy đủ Shipping marks (nhãn vận chuyển) theo thỏa thuận đã được thực hiện trong hợp đồng.
• Sau đó, hàng sẽ được vận chuyển đến kho hàng lẻ tại cảng biển thông qua dịch vụ của một công ty Forwarder hoặc tự vận chuyển.
• Tại kho hàng lẻ, hàng sẽ được đóng vào container được chỉ định cho hàng lẻ. Container này sẽ chứa hàng của nhiều khách hàng khác nhau và sẽ được tải lên tàu khi đã đủ số lượng.

Đối với Hàng nguyên kiện (FCL):

• Người bán sẽ đến cảng biển và nhận container rỗng từ hãng tàu hoặc từ một công ty vận chuyển.
• Container rỗng sẽ được đưa về kho của người bán và sau đó hàng hóa sẽ được đóng vào container này.
• Sau khi hàng đã được đóng đầy đủ, container chứa hàng sẽ được kéo trở lại cảng biển và giao cho hãng tàu để vận chuyển.

Các thủ tục hải quan

Sau khi hàng đã ra cảng, bước tiếp theo là thực hiện các thủ tục hải quan. Đối với nhiều người xuất khẩu, việc thuê một công ty forwarder để thực hiện các thủ tục này trước khi tàu khởi hành là lựa chọn thông minh. Công ty forwarder thường có kinh nghiệm và hiểu biết về các quy trình hải quan, giúp đơn giản hóa quy trình và giảm thiểu rủi ro cho người xuất khẩu.

Các công việc mà người xuất khẩu có thể thực hiện sau khi hàng đã ra cảng bao gồm:

• Xin giấy phép xuất khẩu: Đây là một trong những bước quan trọng nhất để đảm bảo rằng hàng hóa được phép xuất khẩu ra khỏi quốc gia.
• Hun trùng hàng hóa: Trong một số trường hợp, hàng hóa cần phải được hun trùng. Để đảm bảo không có côn trùng hoặc sâu bọ gây hại được vận chuyển cùng hàng hóa.
• Thực hiện kiểm dịch: Trong trường hợp cần thiết, hàng hóa được kiểm tra và kiểm dịch. Nhằm tuân thủ các quy định về an toàn thực phẩm hoặc kiểm soát dịch bệnh.

Phát hành B/L (Bill of Lading)

B/L là một tài liệu quan trọng trong vận chuyển hàng hóa bằng đường biển, nó thể hiện cam kết của hãng tàu vận chuyển hàng hóa từ cảng gốc đến cảng đích được chỉ định.

Quy trình phát hành B/L thường diễn ra như sau:

• Cung cấp thông tin cho vận đơn: Trước khi được đóng gói, nhà nhập khẩu hoặc công ty Forwarder sẽ cung cấp đầy đủ thông tin về hàng hóa. Bao gồm thông tin vận chuyển và thông tin liên lạc, cho bên vận chuyển.
• Hàng hóa được đưa lên tàu: Sau khi kiện hàng đã được đóng gói và sẵn sàng vận chuyển, nó sẽ được đưa lên tàu và rời cảng.
• Phát hành B/L: Sau khi hàng hóa đã rời cảng, hãng tàu sẽ phát hành B/L cho nhà nhập khẩu. B/L sẽ bao gồm thông tin về hàng hóa, thông tin vận chuyển, điều kiện vận chuyển. Và cam kết của hãng tàu về việc giao hàng hóa đến đích an toàn và đúng thời gian.

Gửi chứng từ và nhận chứng từ

Quá trình gửi và nhận chứng từ là một phần không thể thiếu trong hoạt động xuất nhập khẩu. Bên xuất khẩu cần thu thập và chuẩn bị các chứng từ theo yêu cầu của bên nhập khẩu. Bao gồm các loại như Invoice, Packing List, Bill of Lading (B/L), Certificate of Origin (C/O) và các chứng từ khác liên quan.

Những chứng từ này sau đó sẽ được gửi cho bên nhập khẩu trực tiếp, trong trường hợp thanh toán được thực hiện bằng hình thức chuyển khoản (T/T). Hoặc được gửi qua ngân hàng, trong trường hợp thanh toán được thực hiện bằng thư tín dụng (L/C). Việc gửi chứng từ qua ngân hàng trong trường hợp thanh toán bằng L/C đảm bảo tính an toàn và đáng tin cậy cho cả bên bán và bên mua.

Sau khi đã nhận được bộ chứng từ gốc từ bên xuất khẩu, bên nhập khẩu. Bằng cách kiểm tra kỹ lưỡng chứng từ, bên nhập khẩu có thể giảm thiểu rủi ro và đảm bảo rằng quá trình nhập khẩu diễn ra một cách suôn sẻ và hiệu quả.

Thông báo khi hàng đến cảng

Trước khi tàu cập cảng, đại lý của các hãng vận tải sẽ gửi thông báo hàng đến (Notice of Arrival) cho bên nhập khẩu. Thông báo này cung cấp thông tin về ngày tàu dự kiến cập cảng, vị trí kho hàng lưu trữ để chờ thông quan, cũng như các loại phí cần phải nộp. Bằng cách kiểm tra thông tin này, bên nhập khẩu có thể chủ động chuẩn bị và làm thủ tục hải quan một cách hiệu quả.

Nhận lệnh giao hàng

Bên nhập khẩu sẽ cung cấp bộ chứng từ (nhận từ bên xuất khẩu) cho công ty forwarder để xuất trình B/L gốc và nộp các loại phí cho hãng tàu, sau đó nhận lệnh giao hàng. Cùng lúc đó, công ty forwarder sẽ tiến hành các hoạt động như xác định vị trí của hàng, làm phiếu xuất kho tại cảng.

Thực hiện các thủ tục hải quan nhập khẩu

Ngay cả khi hàng chưa cập cảng, bên nhập khẩu cũng có thể bắt đầu việc mở tờ khai hải quan trên phần mềm khai hải quan điện tử và chờ hàng về để thông quan. Bên nhập khẩu tự thực hiện thủ tục này hay là thuê các công ty Forwarder. Và các công việc khác như xin giấy phép nhập khẩu, kiểm tra chất lượng lô hàng hoặc thực hiện kiểm dịch cho lô hàng trong trường hợp cần thiết.

 Dỡ hàng

Sau khi đã hoàn thành các thủ tục hải quan, lô hàng sẽ được công ty forwarder chuyển về kho của bên nhập khẩu. Trong trường hợp lô hàng là hàng nguyên kiện (FCL), công ty forwarder sẽ dỡ hàng ra khỏi container và trả container rỗng lại cho hãng tàu tại cảng. Điều này đánh dấu kết thúc của quy trình giao nhận hàng hóa.

Trên đây là chi tiết các quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu. Mong rằng qua những chia sẻ này, Maydo đã mang đến cho doanh nghiệp những thông tin tham khảo bổ ích cho quá trình hoạt động, kinh doanh của mình.

Cập nhật bài viết mới mỗi ngày tại website Maydo nhé!