Hóa đơn điện tử là gì? Những điều bạn cần biết

Ngày nay thời đại số hóa, việc ứng dụng công nghệ vào các hoạt động kinh doanh là điều rất cần thiết. Và hóa đơn điện tử chính là một trong những công cụ hữu hiệu rất được các doanh nghiệp quan tâm. Giúp nâng cao hiệu quả quản lý, giảm thiểu chi phí và thích ứng với xu hướng phát triển của thị trường. Trong bài viết này hãy cùng Maydo tìm hiểu hoá đơn điện tử là gì cũng như các thông tin liên quan. 

Tổng quan hoá đơn điện tử là gì?

Dựa theo khoản 1 Điều 3 trong Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài Chính, hóa đơn điện tử được định nghĩa. 

Là tập hợp thông điệp dữ liệu về việc bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ. Loại hóa đơn này được tạo, lập, gửi, nhận và lưu trữ bằng các phương tiện điện tử, phù hợp với quy định pháp luật hiện hành.

Hóa đơn điện tử phải được tạo và xử lý trên máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi tiến hành bán hàng hóa và dịch vụ. Tất cả thông tin về hóa đơn sẽ được lưu trữ trên máy tính của các bên liên quan theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Trong số các loại hóa đơn điện tử, có nhiều loại khác nhau. Bao gồm: hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn xuất khẩu, hóa đơn bán hàng. Và các loại hóa đơn khác như tcm, vé, phiếu thu tiền bảo hiểm, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không,…. Hình thức và nội dung của các hóa đơn này phải được lập dựa theo thông lệ quốc tế và các quy định pháp luật có liên quan.

Các hoá đơn điện tử được công nhận dựa theo những điều kiện nào?

Điều kiện được công nhận của hóa đơn điện tử là phải đảm bảo tính toàn vẹn và độ tin cậy của thông tin chứa trong hóa đơn. Từ thời điểm thông tin được tạo ra dưới dạng hóa đơn điện tử cuối cùng. Tiêu chí để đánh giá tính toàn vẹn này là thông tin phải còn đầy đủ, không bị thay đổi. Ngoại trừ những thay đổi về hình thức có thể phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử. Bên cạnh đó, thông tin trong hóa đơn điện tử cũng cần được đảm bảo truy cập và sử dụng ở dạng hoàn chỉnh khi cần thiết. Nhằm phục vụ cho các mục đích kiểm tra, chứng minh và báo cáo liên quan đến giao dịch thương mại.

Sử dụng hoá đơn điện tử cần nắm rõ các quy định gì?

Hoá đơn điện tử bắt buộc sử dụng từ ngày 1/7/2022

Ngày 19/10/2020, Chính phủ ban hành Nghị định 123/2020/NĐ-CP, trong đó quy định rõ về việc áp dụng hóa đơn, chứng từ điện tử. Cụ thể, tại Điều 59 của Nghị định này nêu rõ rằng nghị định sẽ có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/ 7/2022. Chính phủ khuyến khích các cơ quan, tổ chức và cá nhân đáp ứng đủ điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin áp dụng các quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử của Nghị định này trước thời hạn trên.

Bên cạnh đó, tại điều 60 của Nghị định cũng đã quy định rằng các tổ chức/doanh nghiệp đã thông báo phát hành hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, hay là hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế. Cũng như những đơn vị đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và đã mua hóa đơn của cơ quan thuế trước ngày 19/10/2020, sẽ được phép tiếp tục sử dụng cho đến hết ngày 30/6/2022. Như vậy, theo quy định của pháp luật, việc sử dụng hóa đơn điện tử trên toàn quốc là bắt buộc kể từ ngày 01/07/2022.

Nguyên tắc sử dụng

Nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử đảm bảo rằng số hóa đơn được xác định theo nguyên tắc liên tục. Theo trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn chỉ được lập và sử dụng duy nhất một lần. Đối với hóa đơn đã được lập dưới dạng giấy nhưng được xử lý, truyền hoặc lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Thì chúng sẽ không được coi là hóa đơn điện tử.

Hóa đơn điện tử sẽ chỉ có giá trị pháp lý nếu thỏa mãn đồng thời các điều kiện:

• Các thông tin chứa trong hóa đơn điện tử phải đủ tin cậy và tính toàn vẹn của thông tin. Bảo đảm từ khi hóa đơn được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử.
• Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn của hóa đơn điện tử là thông tin trên hóa đơn phải còn đầy đủ, chưa bị thay đổi. Ngoại trừ những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc là hiển thị hóa đơn.
• Thông tin trên hợp đồng phải được truy cập và sử dụng ở dạng hoàn chỉnh khi cần thiết. Nhằm đảm bảo tính minh bạch và sẵn sàng phục vụ cho các mục đích pháp lý hoặc kinh doanh.

Hoá đơn điện tử cần phải đáp ứng các nội dung sau

Thông tin về hóa đơn: Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu & số thứ tự hóa đơn. Ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu và số thứ tự trên hóa đơn thực hiện theo quy định tại Phụ lục số 1 của Thông tư số 153/2010/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành.

Thông tin về người bán: Tên, địa chỉ và mã số thuế.

Thông tin về người mua: Tên, địa chỉ và mã số thuế.

Thông tin hàng hóa và dịch vụ: Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá.

Thành tiền ghi bằng số và bằng chữ: Đối với hóa đơn giá trị gia tăng (VAT), cần thể hiện đơn giá chưa có thuế, dòng thuế suất, tiền thuế và tổng số tiền phải thanh toán (bằng số và chữ).

Chữ ký điện tử: Chữ ký số điện tử của người bán (theo quy định pháp luật). Ngày, tháng, năm tạo và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử của người mua ( trường hợp người mua là đơn vị kế toán).

Ngôn ngữ và ký tự: Nội dung hóa đơn phải được thể hiện bằng tiếng Việt. Trường hợp ghi thêm tiếng nước ngoài, chữ nước ngoài phải đặt trong ngoặc đơn hoặc ngay dưới dòng tiếng Việt với kích thước nhỏ hơn. Chữ số ghi trên hóa đơn là các chữ số tự nhiên, bao gồm từ 0 đến 9. Sau các chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ phải có dấu chấm (.), và nếu ghi chữ số sau hàng đơn vị thì dùng dấu phẩy (,).

Hướng dẫn cách sử dụng hoá đơn điện tử cần biết

Bước thứ nhất: Khởi tạo hóa đơn điện tử

• Người bán hàng hóa, dịch vụ sẽ lập hóa đơn điện tử thông qua:
• Hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử của doanh nghiệp vận hành.
• Hoặc sử dụng dịch vụ từ đơn vị trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử.

Bước thứ 2: Gửi hóa đơn điện tử đến người mua

Người bán có thể gửi hóa đơn điện tử cho người mua hàng thông qua phần mềm hóa đơn điện tử hoặc qua đơn vị trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử. Quá trình gửi này đảm bảo sự nhanh chóng và tiện lợi.

Bước thứ 3: Xử lý hóa đơn điện tử sai sót

Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử đã lập bị sai sót và đã gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, dịch vụ:

• Hóa đơn chỉ được phép hủy khi có sự đồng ý và xác nhận của cả hai bên (người bán và người mua).
• Hóa đơn bị hủy phải được lưu trữ tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền để phục vụ cho việc tra cứu khi cần thiết.

Trường hợp 2: Hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, hàng hóa hoặc dịch vụ đã được giao, và việc kê khai thuế đã hoàn tất nhưng sau đó phát hiện sai sót:

• Cả hai bên phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả người bán và người mua, trong đó ghi rõ nội dung sai sót.
• Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót (tăng, giảm số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất, thuế giá trị gia tăng, v.v.).
• Cả hai bên sẽ thực hiện kê khai điều chỉnh thuế theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành.

Tham khảo thêm: Những lưu ý khi lựa chọn đơn vị vận chuyển bán hàng

Bài viết trên đây, Maydo đã giúp bạn đọc và doanh nghiệp hiểu rõ hơn về hóa đơn điện tử là gì cũng như các thông tin liên quan đến hóa đơn điện tử. Hy vọng rằng giúp cho việc quản lý và sử dụng hóa đơn trong doanh nghiệp trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn.

MAYDO - Chúng tôi là chuyên gia trong mảng sản xuất, cung cấp Bảng LED - Bảng điện tử - Máy đo - Thiết bị đo - Đồng hồ hiển thị...Được khách hàng tin dùng tại Việt Nam.